Правительством РФ представлен законопроект, в соответствии с которым планируется провести эксперимент по ведению документов, предусмотренных трудовым законодательством, связанных с работой, в электронном виде без дублирования их на бумажном носителе (далее - эксперимент).
Эксперимент планируется проводить с 1 января 2020 года по 31 декабря 2022 года.
Целью законопроекта является отработка механизмов ведения в организации документов, связанных с работой, в электронном виде, без дублирования на бумажном носителе, а также подготовка предложений по внесению изменений в законодательство.
Перечень работодателей, участвующих в эксперименте, будет утвержден Правительством РФ с согласия самих работодателей. Планируется, что в перечень войдет около 10 организаций.
Законопроектом предполагается, что проведение эксперимента и соответствующие договоренности по его порядку будут отражены в коллективном договоре организации или соглашении с работником о его участии в эксперименте.
Работодателям для участия в эксперименте необходимо будет осуществить ряд мероприятий:
- установить виды документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент;
- определить структурные подразделения, участвующих в эксперименте (при необходимости);
- подготовить и принять локальные нормативные акты и (или) внести в них изменения с учетом мнения профсоюза (при его наличии);
- ознакомить работников с порядком проведения эксперимента.
Для проведения эксперимента работодателю предстоит самостоятельно установить вид электронной подписи, применяемый при ведении документов, связанных с работой. При этом при заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, а также при внесении в них изменений работодатель будет обязан использовать усиленную квалифицированную электронную подпись.
Ведение документов, связанных с работой, будет осуществляться посредством использования информационной системы работодателя.
Работодатель будет обязан не позднее 3 рабочих дней со дня подачи работником заявления (в письменном или электронном виде) выдать работнику документы, связанные с работой, ведение которых предусмотрено в электронном виде. При этом в своем заявлении работник должен будет указать способ выдачи документов:
- на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
- в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
Аналогичные нормы предусмотрены при расторжении трудового договора.
У работодателя будет право осуществлять хранение документов, связанных с работой, в электронном виде, без дублирования на бумажном носителе.
При проведении проверок трудовой инспекцией работодатель будет вправе предоставлять документы, связанные с работой, в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
Отметим, что с 23 марта 2018 г. по 1 октября 2018 г. Минтрудом проводился аналогичный эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений (Приказ Минтруда России от 26.03.2018 г. N 194).
Кроме того, в настоящее время на рассмотрении также находится ряд законопроектов, предусматривающих отказ от трудовых книжек, а также формирование и ведение сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде.
Ознакомиться с полным текстом законопроекта можно на Федеральном портале проектов нормативных правовых актов https://regulation.gov.ru/ по ID 02/04/02-19/00088427.
Обратите внимание, что проект не подлежит применению и носит информационный характер.